Polityka prywatności

Polityka prywatności Verde Prime

Ostatnia aktualizacja: 22 kwietnia 2026

1. Wstęp – tutaj wyjaśniamy, jak chronimy Twoje dane

Jeśli zostawisz nam swoje dane – przez formularz na stronie, e-mailem czy telefonicznie – chcemy jasno pokazać, co z nimi robimy, jak długo je przechowujemy i jak możesz je kontrolować.

Jeśli coś w tym dokumencie będzie niejasne – napisz do nas na rodo@verdeprime.pl, odpowiemy.

2. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych jesteśmy my, czyli:

Verde Prime Sp. z o.o.
ul. Wojciecha Kilara 11, 91-335 Łódź
KRS: 0001233414
NIP: 7262719693
REGON: 544416707

Kontakt w sprawach ochrony danych: E-mail: rodo@verdeprime.pl
Telefon: +48 535 544 466

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych – nie jest to dla nas obowiązkowe (art. 37 RODO). W sprawach związanych z Twoimi danymi zawsze możesz pisać na adres rodo@verdeprime.pl.

3. Jakie dane zbieramy i skąd je mamy?

Zbieramy tylko to, co naprawdę jest nam potrzebne. W praktyce są to:

Dane, które podajesz nam sam:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • treść wiadomości, którą do nas piszesz,
  • jeśli zgłaszasz nieruchomość do sprzedaży lub wynajmu – adres, metraż, liczba pokoi i inne informacje o mieszkaniu/domu,
  • jeśli zawierasz z nami umowę pośrednictwa – dane wymagane przez prawo (patrz sekcja o AML poniżej).

Dane zbierane automatycznie, gdy odwiedzasz naszą stronę:

  • adres IP i informacje techniczne o Twojej przeglądarce,
  • informacje o Twojej wizycie (które podstrony oglądałeś, jak długo),
  • pliki cookies (więcej w sekcji 12).

Dane z portali ogłoszeniowych: Jeśli znaleźliśmy Twoje ogłoszenie sprzedaży/wynajmu na Otodom, OLX lub podobnym portalu i skontaktowaliśmy się z Tobą – podstawą jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): kontakt biznesowy z właścicielem ogłoszenia publicznego.

4. W jakich celach przetwarzamy Twoje dane

Cel przetwarzania Co to oznacza
Odpowiedź na Twoje zapytanie Dzwonisz lub piszesz – oddzwaniamy, odpisujemy, przedstawiamy ofertę
Realizacja umowy pośrednictwa Prowadzimy proces sprzedaży/zakupu/wynajmu, który Ci obiecaliśmy
Obowiązki z ustawy AML Identyfikacja stron transakcji (patrz sekcja 5 i 6)
Rozliczenia podatkowe i księgowe Faktury, ewidencje, rachunki
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami Na wypadek sporu prawnego
Analityka strony Sprawdzamy zbiorczo, które podstrony są popularne, żeby je ulepszać
Marketing (tylko gdy się zgodzisz) Wysyłka informacji o nowych ofertach

5. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

Wszystkie nasze działania opieramy na konkretnym przepisie RODO. Oto jakie podstawy wchodzą w grę:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda. Używamy jej do marketingu (newsletter, informacje o nowych ofertach) oraz do analitycznych i marketingowych plików cookies. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać – wycofanie jest bezpłatne i nie wymaga uzasadnienia.
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa z Tobą. Jeśli podpiszemy umowę pośrednictwa, przetwarzamy dane w celu jej wykonania.
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny. W ramach tej podstawy przetwarzamy dane, gdy wymagają tego przepisy — w szczególności ustawa AML (patrz niżej), prawo podatkowe i ustawa o rachunkowości.
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes. Korzystamy z tej podstawy m.in. przy analizie ruchu na stronie, zapewnianiu bezpieczeństwa IT, obsłudze ewentualnych roszczeń oraz przy wewnętrznych powiadomieniach operacyjnych dla naszego zespołu (o tym więcej w sekcji 11).

AML – co to jest i dlaczego Cię dotyczy?

Verde Prime jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 16 lit. c ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.). W praktyce oznacza to, że przy zawarciu z Tobą umowy pośrednictwa mamy obowiązek zweryfikować Twoją tożsamość.

Prosimy wtedy o:

  • imię i nazwisko,
  • obywatelstwo,
  • PESEL (lub datę urodzenia i państwo urodzenia, jeśli nie posiadasz PESEL),
  • adres zamieszkania,
  • serię, numer i rodzaj dokumentu tożsamości.

Podanie tych danych jest obowiązkowe – bez nich nie możemy zawrzeć umowy. Podstawa: art. 34 i nast. ustawy AML oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Dane trzymamy tylko tak długo, jak to niezbędne. Konkretne okresy:

Kategoria danych Okres przechowywania Podstawa
Zapytanie przez formularz kontaktowy bez dalszej współpracy do 24 miesięcy (temat współpraca/media/inne) lub do 36 miesięcy (temat sprzedaż/wynajem/kupno) art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dane z umowy pośrednictwa okres umowy + 6 lat (przedawnienie roszczeń – art. 118 k.c.) art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
Dane objęte obowiązkiem AML 5 lat od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze art. 49 ustawy AML
Dokumenty księgowe i podatkowe 5 lat od końca roku podatkowego art. 70 Ordynacji podatkowej
Dane na podstawie zgody marketingowej do cofnięcia zgody, maksymalnie 24 miesiące bez aktywności art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Pliki cookies analityczne i marketingowe do 14 miesięcy (zgodnie z ustawieniami Google Analytics 4) art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Logi serwera do 90 dni art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Jeśli ten sam zbiór danych ma kilka okresów (np. dane z umowy pośrednictwa objęte też AML), stosujemy dłuższy okres – typowo 5 lat od zakończenia współpracy.

7. Komu przekazujemy Twoje dane – nasi procesorzy i odbiorcy

Sami nie obsługujemy wszystkich systemów IT – korzystamy z zaufanych dostawców. Tam, gdzie jest to wymagane przez RODO, zawarliśmy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Obsługa poczty i analityka:

  • Hitme.pl – obsługa poczty e-mail w domenie verdeprime.pl (polska firma, serwery w EOG).
  • Google LLC / Google Ireland Ltd – Google Analytics 4. Siedziba Google LLC: USA (transfer na podstawie DPF, szczegóły w sekcji 8).

Komunikacja wewnętrzna zespołu:

  • Telegram FZ-LLC (Zjednoczone Emiraty Arabskie) – używamy do powiadamiania naszego zespołu o tym, że wpłynęło nowe zapytanie. Stosujemy minimalizację – do Telegrama nie trafiają Twoje dane osobowe (patrz sekcja 11).

Systemy CRM i automatyzacji:

  • NocoDB (self-hosted) – nasz własny system CRM do obsługi zapytań, zainstalowany na serwerze w Europie. Administrujemy nim sami.
  • n8n (self-hosted) – platforma do automatyzacji (np. zapisywanie zapytań z formularza do CRM), na naszym serwerze w Europie.

Infrastruktura techniczna (serwery):

  • Hitme.pl – dostawca hostingu (polska firma, serwery w EOG).

Inni odbiorcy – tylko gdy jest to niezbędne lub gdy wyraziłeś zgodę:

  • notariusz (przy transakcji kupna-sprzedaży),
  • doradca kredytowy (tylko za Twoją zgodą, w odrębnym procesie),
  • deweloper (tylko za Twoją zgodą, gdy szukasz nieruchomości z rynku pierwotnego),
  • firma księgowa i kancelaria prawna obsługująca Verde Prime,
  • organy państwowe na podstawie obowiązku prawnego (np. Generalny Inspektor Informacji Finansowej przy zgłoszeniu AML, sąd, prokuratura, UODO).

8. Czy Twoje dane trafiają poza EOG?

Domyślnie Twoje dane są przechowywane i przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG): w Polsce i innych krajach UE.

Są jednak wyjątki:

Google (USA). Google LLC ma siedzibę w USA. Kiedy korzystasz z naszej strony i wyrazisz zgodę na analityczne pliki cookies, Google Analytics 4 może przekazywać Twoje dane techniczne (adres IP, dane o urządzeniu) do USA. Transfer odbywa się na podstawie:

  • EU-US Data Privacy Framework (DPF) – decyzji Komisji Europejskiej z 10.07.2023 r. uznającej, że USA zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych w odniesieniu do spółek certyfikowanych w DPF (Google jest certyfikowany),
  • oraz standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Telegram (Zjednoczone Emiraty Arabskie). Telegram FZ-LLC przechowuje dane na serwerach poza EOG. Dlatego nie wysyłamy do Telegrama Twoich danych osobowych – zespołowi przekazujemy wyłącznie informację operacyjną (rodzaj zapytania, status zgody marketingowej, znacznik czasu), bez Twojego imienia, telefonu czy e-maila. Twoje dane do kontaktu trafiają wyłącznie do naszego CRM (NocoDB w EOG) i na skrzynkę e-mail w domenie verdeprime.pl (Hitme.pl, serwery w EOG).

9. Czy profilujemy Cię albo podejmujemy decyzje automatycznie?

Zautomatyzowane decyzje wywołujące dla Ciebie skutki prawne (art. 22 RODO) — nie stosujemy ich wobec Ciebie. Każda decyzja dotycząca Twojej sprawy (np. zakres oferty, zawarcie umowy) jest podejmowana przez człowieka — konkretnego agenta nieruchomości.

Profilowanie marketingowe. Jeśli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, nasi dostawcy narzędzi reklamowych (np. Meta, Google Ads) mogą stosować piksele i technologie śledzące, które profilują Twoje zachowanie w internecie w celu dopasowania reklam (remarketing, audiencje niestandardowe). Bez Twojej zgody profilowanie marketingowe nie jest prowadzone. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies.

Analityka strony. Używamy Google Analytics 4 wyłącznie na danych zbiorczych i zanonimizowanych — nigdy nie łączymy wyników analityki z Twoimi danymi osobowymi z formularza.

Obsługa klienta. Każdy nasz bezpośredni kontakt z Tobą prowadzi człowiek — konkretny agent nieruchomości.

10. Twoje prawa – co możesz zrobić ze swoimi danymi

RODO daje Ci siedem praw wobec nas. Każde realizujemy bezpłatnie, w ciągu 30 dni od zgłoszenia na rodo@verdeprime.pl. W uzasadnionych przypadkach (skomplikowany wniosek, duża liczba żądań) termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni — wtedy niezwłocznie Cię o tym poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO).

  • Prawo dostępu (art. 15 RODO) – możesz zapytać, czy i jakie dane o Tobie przetwarzamy, oraz poprosić o ich kopię.
  • Prawo sprostowania (art. 16 RODO) – jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, poprawimy je.
  • Prawo do usunięcia, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) – możesz poprosić o usunięcie danych. Wyjątek: dane, które musimy zachować z mocy prawa (np. AML przez 5 lat, dokumentacja księgowa przez 5 lat).
  • Prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – możesz poprosić, żebyśmy „zamrozili” Twoje dane – trzymali je, ale ich nie używali do konkretnych celów.
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – możesz zażądać wydania Twoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. CSV), żeby przekazać je innemu administratorowi.
  • Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f). Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz zgłosić w każdej chwili, bez podawania przyczyny – natychmiast go uwzględnimy.
  • Prawo cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – jeśli kiedyś zgodziłeś się na marketing, możesz cofnąć zgodę – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Prawo skargi do organu nadzorczego. Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
www.uodo.gov.pl

11. Bezpieczeństwo Twoich danych – co robimy, żeby je chronić

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, które są adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO):

  • Szyfrowanie transmisji – cała komunikacja ze stroną verdeprime.pl odbywa się przez HTTPS (TLS).
  • Zasada najmniejszego dostępu – pracownicy i współpracownicy widzą tylko te dane, które są im niezbędne do pracy.
  • Kopie zapasowe – wykonujemy regularnie kopie zapasowe danych, przechowywane w bezpieczny sposób.
  • Zabezpieczenie dokumentów AML – dokumenty tożsamości przechowujemy w zabezpieczonej strefie, z dostępem ograniczonym do osób prowadzących sprawę.
  • Monitoring i logowanie – logujemy dostępy do systemów, żeby móc wykryć nadużycia.
  • Procedura zgłaszania naruszeń – w razie incydentu powiadamiamy UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO), a jeśli naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem dla Twoich praw – również Ciebie (art. 34 RODO).

Stosujemy zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO i art. 25 RODO – privacy by design). Do komunikacji wewnętrznej między Tobą a agentem przekazujemy wyłącznie informację operacyjną – rodzaj zapytania, status zgody marketingowej i znacznik czasu. Adresy e-mail naszych agentów, numery wewnętrzne zespołu oraz dane konfiguracyjne systemów nie są widoczne w kodzie naszej strony. To chroni nie tylko Ciebie, ale też naszych agentów przed automatycznym zbieraniem adresów e-mail (tzw. scraping), phishingiem i podszywaniem się.

12. Pliki cookies

Co to są cookies? To małe pliki tekstowe, które nasza strona zapisuje w Twojej przeglądarce. Pomagają nam m.in. zapamiętać Twoje preferencje i policzyć, ile osób odwiedza naszą stronę.

Jakie cookies używamy?

  • Techniczne (niezbędne) – bez nich strona nie działa poprawnie. Nie wymagają Twojej zgody. Dotyczą np. sesji, ustawień wyświetlania, koszyka zgód.
  • Analityczne (Google Analytics 4) – pozwalają nam liczyć zbiorczo, które podstrony są popularne. Tylko za Twoją zgodą.
  • Marketingowe – jeśli kiedyś je włączymy (np. piksel Meta, Google Ads), zapytamy Cię o zgodę odrębnie.

Jak zarządzać cookies? Przy pierwszej wizycie wyświetlamy Ci baner, w którym możesz wybrać, które cookies akceptujesz. Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili – w stopce strony znajdziesz link „Ustawienia cookies”. Możesz też zablokować cookies w ustawieniach swojej przeglądarki (zazwyczaj w menu „Prywatność i bezpieczeństwo”).

13. Zmiany polityki

Tę politykę możemy aktualizować – np. gdy zmieni się nasz stos technologiczny, gdy dojdzie nowy procesor albo gdy zmienią się przepisy. O istotnych zmianach poinformujemy Cię przez stronę lub e-mail (jeśli masz z nami kontakt).

Na dole tego dokumentu znajdziesz datę ostatniej aktualizacji.

14. Kontakt

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych pisz do nas:

Verde Prime Sp. z o.o. ul. Wojciecha Kilara 11, 91-335 Łódź E-mail: rodo@verdeprime.pl
Telefon: +48 535 544 466

15. Postanowienia końcowe

  • W sprawach nieuregulowanych tą polityką stosujemy przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.), ustawy AML (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.) oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
  • Prawem właściwym dla wszystkich relacji między Tobą a Verde Prime Sp. z o.o. jest prawo polskie.
  • Rozstrzyganie ewentualnych sporów: w pierwszej kolejności zachęcamy do kontaktu na rodo@verdeprime.pl. Jeśli nie dojdziemy do porozumienia, możesz złożyć skargę do PUODO (dane w sekcji 10) lub skierować sprawę do sądu właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.

Ostatnia aktualizacja: 22 kwietnia 2026